Электронный документооборот в ЕИС и ЭТП

Поолучайте оригиналы закрывающих документов в электронном виде через Диадок. Подключите тарифный план «Документооборот с торговыми площадками» и вы сможете обмениваться документами быстро и просто!

ЭДО в ЕИС становится обязательным для всех поставщиков и заказчиков в государственных закупках по закону 44-ФЗ. Поставщику, участвующему в государственных закупках по 44-ФЗ, будет необходимо оформлять приемку товара или оказанных услуг в электронном виде. Этот вид приемки называется электронным актированием.

 

Электронная приемка проходит по тем же правилам, что и бумажная. Единственное отличие — всю документацию участники закупки формируют и передают через Единую информационную систему закупок. Учетные документы в ЕИС равнозначны бумажным, потому что в соответствии с законом 63-ФЗ создаются с использованием КЭП. Об этом также напоминают ФНС и Казначейство в письме от 18.12.2019 № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126.

 

Если государственный контракт заключен до 1 января 2022 года, то использовать электронное актирование необязательно — направляйте документы в бумажном виде, если это разрешает текст контракта. Это оговорено в письме Минфина от 3.11.2021 № 24-06-07/89252.

 

Чтобы подключить электронное актирование в ЕИС, поставщику нужно настроить права доступа в личном кабинете ЕИС на вкладке «Администрирование». Для этого активируйте два пункта:

 

  • просмотр договоров и создание документов о приемке,
  • наличие доверенности на подписание закрывающих документов — если подписывать их будет не руководитель, а уполномоченный сотрудник с помощью своей электронной подписи.

 

После этого для всех контрактов, находящихся на исполнении, можно использовать электронное актирование. Чтобы подготовить документ о приемке, выберите исполняемый контракт, нажмите кнопку «Создать первичный учетный документ» и заполните форму.

 

Порядок электронной приемки в ЕИС для всех участников закупок един. Основные этапы опишем ниже, а подробные инструкции по актированию вы найдете на сайте ЕИС.

 

Поставщик формирует документ о приемке. Он может создать документ о приемке (передаточный документ), счет-фактуру или и то, и другое. В них он указывает:

 

  • данные поставщика и заказчика,
  • данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, если они есть,
  • ТРУ (товары, работы, услуги), которые нужно принять, и их количество,
  • имена сотрудников, которые передадут товар,
  • дату отгрузки товара или сдачи работ и услуг,
  • имена сотрудников, которые должны подписать акт.

 

Редактировать этот документ поставщик может до отправки заказчику. После этого изменить его будет нельзя — только создать документ-исправление.

 

После того как поставщик заполнил и подписал акт электронной подписью, документ автоматически отправляется заказчику в ЕИС. Также при отгрузке товара или сдаче работ поставщик должен распечатать этот акт и передать представителю заказчика.

 

Когда электронный акт появится в личном кабинете заказчика, он подтвердит, что получил его, подписав соответствующий документ в ЕИС.

 

Поставщик увидит извещение о доставке в своем личном кабинете. 

 

После этого заказчик проводит проверку товара и может:

  • Принять товар или выполненную работу. Заказчик заполняет документ о приемке в ЕИС, подписывает его электронной подписью и отправляет поставщику. Затем публикует документы об исполнении в реестре контрактов. Заказчик должен отправить электронный акт в тот же день, когда подпишет бумажный документ о приемке. 
  • Принять только часть товаров или работ. Тогда он готовит бумажный акт о частичной приемке и мотивированный отказ, прикладывает сканы в ЕИС и отправляет поставщику. Поставщик корректирует акт, включая в него только принятый товар. Если у заказчика нет замечаний, он подписывает документ. Есть замечания — вновь отправляет поставщику на доработку. Когда заказчик согласует акт, то отправляет поставщику и публикует информацию об исполнении контракта.
  • Отказаться принимать товар или работы. Заказчик пишет мотивированный отказ на бумаге, сканирует его и вместе с передаточным документом отправляет поставщику в ЕИС. Как и в остальных случаях, сделать это он должен в тот же день, когда подписал бумажный документ об отказе. Если поставщик согласен с результатом приемки полностью или частично, он устраняет нарушения и готовит новый акт о приемке. Если не согласен, может обжаловать решение заказчика. При этом поставщик должен уведомить об этом заказчика в ЕИС.

 

ЕИС покажет, на какой стадии находится документ о приемке: создание поставщиком, рассмотрение заказчиком, отказ заказчика в приемке, приемка товара и подписание документа. 

 

 

ИНН  
Эл. почта  
Телефон  

Заполняя форму, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.