+7 495 125 37 00 | 8 800 100 40 37 

Внутренний ЭДО

Организация документооборота внутри компании

Во внутреннем документообороте участвуют только сотрудники и руководство предприятия. Они могут обмениваться различными внутренними документами: управленческими, кадровыми, складскими, производственными. Порядок электронного документооборота между сотрудниками и подразделениями определяется локальными нормативными актами. 

 

Бухгалтерский документооборот занимает значительную часть внутреннего документооборота. Автоматизация процессов в этом подразделении приводит к положительным изменениям. Пользователи Диадока переводят в электронный вид первичную документацию по различным операциям. Благодаря этому бухгалтеру больше не нужно собирать подписи с разных сотрудников: данные выгружаются из учетной системы напрямую.

5 шагов для перехода на внутренний ЭДО

1

Определите куратора проекта со стороны компании. Со стороны Контура вас будет поддерживать менеджер проекта.

2

Выберите типы документов,  которые будете пересылать в первую очередь

3

Вместе мы протестируем отправку нескольких видов документов через веб – интерфейс, настроим маршруты согласования документов

4

Настроим интеграцию с учётной системой для внутренних документов

5

Выйдем на плановую нагрузку:  переведём остальные запланированные типы документов в электронный вид

Внутренний ЭДО больше всего подходит крупным производственным и торговым компаниям. Особенно если у них распределенная структура, филиалы в разных городах или регионах. Также система внутреннего электронного документооборота актуальна и для других сфер, где происходит много перемещений, списаний материалов или товаров. 

Отрасль

Проблема, которую решает внутренний ЭДО

Строительство

Часть материально ответственных сотрудников находится на стройплощадке, вдали от офиса. Туда привозят материалы поставщики. Документы подписывают на площадке, а потом передают в офис, поэтому они часто портятся и теряются.

Оптовая торговля

Товары перемещают между филиалами по все стране. Подписантов много, они далеко от централизованной бухгалтерии. Из-за этого невозможно контролировать подписание документов и сроки их получени

Производство

Офис может находиться в центре города, а склады и цеха ― на окраине. Их сотрудники несут материальную ответственность. Также создается много документов по передвижению продукции, которые нужно передавать в бухгалтерию. Если документ не подпишут вовремя, не передадут водителю, потребуется дополнительно связываться со складом. При этом персонал работает посменно, поэтому нужного сотрудника может не быть на месте. 

Хранение и складирование грузов

Когда склады расположены в разных регионах и часовых поясах, бухгалтерии сложно контролировать подписание документов. Оригиналы передают с машиной на другой конец страны, а также регулярно оплачивают услуги почты и курьеров. Возврат подписанных бумажных носителей занимает много времени, документы теряются, их приходится дублировать. 

Примеры форм внутренних бухгалтерских документов

Товары (ТОРГ)

  • ТОРГ-13 (накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары) 
  • ТОРГ-16 (акт о списании товаров) 

Основные средства (ОС)

  • ОС-1 (акт о приёме-передаче объекта основных средств)
  • ОС-2 (накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств)
  • ОС-4 (акт о списании объекта основных средств)

Материалы (М), малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБ)

  • М-11 (требование-накладная)
  • М-15 (накладная на отпуск материалов на сторону)
  • М-29 (отчёт о расходе основных материалов)
  • МБ-8 (акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов)

Кассовые документы (КО)

КО-1 (приходный кассовый ордер)

КО-2 (расходный кассовый ордер)

Инвентаризация (ИНВ)

  • ИНВ-1 (инвентаризационная опись основных средств)
  • ИНВ-18 (сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов)
  • ИНВ-19 (сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей)

Другое

  • АО-1 (авансовый отчёт)
  • МХ-18 (накладная на передачу готовой продукции в места хранения)

Бухгалтерия получает инструмент быстрого сбора оригиналов документов. Теперь бухгалтеру не придется собирать подписи вручную под бумажными документами от разных сотрудников в конце квартала или перед проверкой. Документы можно подписать удаленно благодаря электронной подписи.